Bunt und emotional:
Flipchart ist ein starkes Tool

Ein Flipchart gehört zu den Moderationsmaterialien, die längst überholt und nur noch dazu geeignet sind, alle zum Gähnen zu bringen? Heutzutage macht man das per Pad und Beamer? Von wegen. Ein Flipchart ist ein wichtiges und spannendes Tool – vorausgesetzt, der Nutzer ist ein bisschen extrovertiert und in der Lage, seine Inhalte schnell in Bilder umzusetzen.

Ergebnisdokumentation live

Ich habe das Flipchart in vielen Jahren Moderationsarbeit in Meetings, Workshops und Konferenzen sehr schätzen gelernt – und nutze es im Wesentlichen, um während einer Veranstaltung die Dinge direkt zu dokumentieren, die in der Gruppe besprochen werden. Das können bestimmte Ziele sein, die festgelegt wurden, Maßnahmen und Aktivitäten, Vorgehensweisen oder Vereinbarungen.

Das ist doch selbstverständlich, meinen Sie? Dinge festzuhalten, die in einem Meeting besprochen wurden, vielleicht nicht währenddessen, aber danach in einem Protokoll? Beileibe nicht! Ich erlebe es immer öfter, dass ich einerseits selbst gar nicht mehr in der Lage bin, die Ergebnisse bzw. Vereinbarungen schriftlich festzuhalten oder nachzuarbeiten, die in den vielen Terminen getroffen werden, an denen ich Tag für Tag teilnehme. Und andererseits aber auch niemand anders das übernimmt. Und ich kann Ihnen versichern: Mir wird immer sehr unwohl, wenn ich erlebe, dass in einem Meeting, in dem es um entscheidende Inhalte geht, niemand auch nur einen Satz notiert. Deshalb ist es mir wichtig, noch während des Meetings das zu dokumentieren, was gesagt wird – nicht zuletzt um validieren zu können, ob die Punkte, die ich eingebracht habe, auch entsprechend umgesetzt wurden.

Schreiben, malen, zeichnen

Um dies zu tun, nutze ich wie gesagt ein Flipchart. Ich schreibe darauf aber nicht nur – ich scribble und skizziere auch die Inhalte in Form von kleinen Zeichnungen, nutze Stifte in unterschiedlichen Farben und versuche, alles zu tun, um dieses Flipchart spannend und witzig zu gestalten. Das halte ich für eine wichtige Kompetenz – und meine Flipcharts sind auch sehr viel besser geworden, seit ich gelernt habe zu zeichnen (verlinken auf entsprechendes Posting). Habe ich die Flipchart-Bögen mit Maßnahmen, Entscheidungen, Zielen, Vorgängen, Prozessen, Herangehensweisen, Methoden oder Vorgehensweisen gefüllt, fotografiere ich sie mit der Handy-Kamera ab und gebe sie dann meinem Gesprächspartner oder dem Team als Ergebnisdokumentation mit. Das Team hat damit schwarz auf weiß, was es zu tun hat – und ich kann in späteren Terminen mit diesem Team mein Handy zücken, auf das Fotoprotokoll schauen und weiß sofort, was ich dokumentiert habe und was vereinbart war.

Keine Chance dem Entscheidungsvakuum

Besprechungsergebnisse direkt per Flipchart festzuhalten, ist ein sehr starkes Instrument – viel stärker bzw. weitreichender als ein Protokoll beispielsweise, das erst Stunden, Tage oder Wochen nach einem solchen Termin verschickt wird. Denn dadurch, dass man auf einem Flipchart alles mitschreibt, können Einsprüche, Diskussionen, andere Formulierungen etc. gleich mit eingebracht und ebenfalls dokumentiert werden. Bei einem gewöhnlichen Protokoll müssen Einwände oder Änderungswünsche im Nachhinein gesammelt und eingearbeitet werden, das kostet Zeit. Und es entsteht mitunter ein Entscheidungs- oder Handlungsvakuum, in dem nichts vorwärts geht, weil alle noch warten müssen, bis die Entschlüsse eines Meetings noch von allen Teilnehmern bestätigt sind.

Haptisches Erlebnis

Und es gibt noch ein Argument pro Flipchart – wenn ich den Meeting-Teilnehmern die Flipchart-Bögen mit den vereinbarten Schritten direkt überreiche, dann ist das ein haptisches Erlebnis. Sie bekommen etwas in die Hand gedrückt, und zwar eine große Rolle Papier. Nicht einen kleinen Zettel und schon gar nicht ein per Mail geschicktes abstraktes Dokument. So ein großes Stück Papier überreicht zu bekommen, bildet einen gewissen emotionalen Anker und die darauf festgehaltenen To-dos erhalten ein Gewicht und eine Gewichtigkeit. Die Punkte, die zu erledigen sind, werden visibel. Sie können nicht mehr einfach so unter den Teppich gekehrt werden. Oder in irgendeinem Notizbuch verschwinden. Sie sind deutlich sichtbar da. So eine Rolle Flipchart-Bögen aus der Tür zu tragen, hat deshalb einen wichtigen emotionalen Effekt, der intensiv nachwirkt. Das ist in meinen Augen ein hilfreiches Mittel, das ich immer sehr bewusst einsetze. Deshalb meine dringende Empfehlungen an alle Turnaround-Projektmanager: Schreiben und zeichnen Sie Flipchart-Bögen voll. In jedem Meeting!