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2015-06-29 0 815

Warum ein Turnaround-Projektmanager ohne sein Notizbuch verloren ist

Auf einen Turnaround-Projektmanager prasseln nicht nur zu Beginn eines Projekts, sondern auch in dessen Verlauf jede Menge Informationen ein: in persönlichen Gesprächen, in Team-Sitzungen, in Kunden-Meetings. Um sich all diese Informationen zu merken, hilft nur eines: aufschreiben.

 

Informationen speichern und abrufen

Die Informationen in einem Projekt sprudeln unentwegt und unaufhaltsam, und damit meine ich noch nicht einmal die Informationen, die in schriftlicher Form kursieren, in Mails, Reports und so weiter. Sondern die, die sich aus Gesprächen und Meetings ergeben. Sie sind unendlich wichtig, denn nur dort, in persönlichen, oftmals informellen und vertraulichen Gesprächen erfahren Sie, was wirklich los ist in dem Projekt, was schief läuft und was nicht.

Was ich in vielen Jahren Berufsleben gelernt habe und auch die Forschung belegt: Wer Informationen nur liest oder hört, merkt sie sich längst nicht so gut und dauerhaft wie jemand, der sie sich aufschreibt. Von gelesenen Inhalten beispielsweise sind 40 Prozent nach relativ kurzer Zeit vergessen. Die sogenannten auditiven Typen merken sich etwas mehr, wenn sie Informationen hören, aber am stabilsten lassen sich die Informationen in Kopf und Bauch verankern, die von Hand aufgeschrieben werden. Das ist vielen von Ihnen vielleicht noch vom Lernen in Schule in Erinnerung: Schon allein das Erstellen eines Spickzettels hat die Inhalte so gründlich im Kopf eingepflanzt, dass der Spickzettel hinterher gar nicht mehr gebraucht wurde.

Mir ging das nicht anders, und deshalb schreibe ich auch heute noch die Dinge auf, die mir wichtig sind und die ich nicht vergessen will. Dafür habe ich immer ein für mich geeignetes Notizbuch dabei. Es ist relativ dünn, hat vielleicht 120, 130 linierte Seiten, was mich persönlich sehr anspricht. Ich nehme es einfach gerne in die Hand. Dazu habe ich einen Stift, der gut in meiner Hand liegt und mit dem ich sehr gut schreiben kann. Und mit diesen beiden Utensilien mache ich mir in jedem Gespräch Notizen – sei es in einem Telefonat, in einem Meeting oder beim Kaffee mit einem Kunden.

 

Laptop gilt nicht! Handschrift zählt!

Meine Notizen helfen mir, das Gesagte nicht nur besser zu verarbeiten, sondern ich kann mich auch in Folgegesprächen darauf beziehen – meine Gesprächspartner sind immer wieder einmal verblüfft, was ich noch alles auf dem Schirm habe. Noch etwas kommt hinzu: Wenn ich in ein Gespräch einsteige und frage „Das letzte Mal haben Sie mir dieses und jenes erzählt, wie ist es denn damit weitergegangen?“, dann macht sich bei meinen Gesprächspartnern das deutliche Gefühl breit, dass ich sie wahrgenommen habe und das, was sie mir erzählt haben, für so wichtig halte, dass ich es mir gemerkt habe und auch nachfrage. Sie fühlen sich wertgeschätzt und beginnen, mir zu vertrauen. Und für den Fall, dass ich einmal wirklich etwas vergessen haben sollte, kann ich jederzeit in meinen Notizen nachschauen – auch das ist ein großer Vorteil der handschriftlichen Notizen.

Apropos handschriftlich: Ein Laptop, Pad oder Smartphone für diese Dokumentation von Gesprächsinhalten zu nutzen, reicht nicht aus, um sich Inhalte besser merken zu können. Es ist tatsächlich der physische Akt des Schreibens mit der Hand, der entscheidend dafür ist. Deshalb: Viel Spaß beim Aussuchen eines schönen Notizbuchs!

 

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