Erkenntnisse eines Projektmanagers

Erkenntnisse eines Projektmanagers

Mein neues Buchprojekt ...


Ideen, Impulse und Herangehensweisen für Projekte in Krisensituationen

Kein Projekt gleicht dem anderen, und dasselbe gilt für die Krisensituationen, in die ein Projekt rutschen kann: Jede ist anders. In meinen aktuellen Turnaround-Projekten gibt es so viele Ideen, Impulse und Herangehensweisen, die hilfreich sind und ganz individuell und spontan das Umfeld adressieren, aus dem sie hervorgehen. Diese wertvollen Impulse möchte ich beschreiben, reflektieren und mit vielen anderen Menschen teilen – zunächst als eine Serie von Blog-Artikeln, die ich dann aber später in einem E-Book zusammenfasse.

Das beste Team gewinnt

Mit der Erkenntnis, dass man das beste Team braucht, um gut arbeiten zu können, versetzt man sein Publikum sicherlich sofort in Tiefschlaf. Wahrscheinlich liegt es aber genau daran, dass sich keiner an diese Erkenntnis hält. Deshalb reite ich jetzt auch noch einmal darauf herum.

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Ich möchte aber nicht nur Erkenntnisse sammeln, sondern auch Bekenntnisse machen: Jeder Turnaround-Projektmanager erlebt, dass die Dinge, die er anstößt, nicht zu dem gewünschten Ergebnis führen – vielleicht sogar, dass sie die Situation noch weiter verschlimmern. Auch darüber möchte ich schreiben, um diese Erlebnisse zu reflektieren und zu teilen.


Grundsätzlich
Grundsaetzlich
Erkennen
Erkennen
Analyse
Analyse
Stabilisierung
Stabilisierung
Transformation
Transformation
Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit_Fotor

In meiner Blog-Artikelserie wird also nach und nach ein Fundus für entsprechende Ideen und Impulse wachsen. Alle Leser sind herzlich eingeladen, sich in Kommentaren mit ihren Erfahrungen einzubringen! Wenn ich die Blog-Artikel – ungefähr 100 sind geplant – nach etwa neun bis zwölf Monaten in einem E-Book oder Buch zusammenfasse, dann sind dort hoffentlich nicht nur meine, sondern auch die Erkenntnisse vieler anderer Turnaround-Projektmanager eingeflossen: Das ist mein Ziel.

Hier können Sie die ersten beiden Blog-Artikel lesen. Die Serie setze ich mit einem Blog-Artikel pro Woche fort. Immer Montags. Bleiben Sie dran!


Die Idee des Buchprojektes - Erkenntnisse eines Projektmanagers

Kein Projekt gleicht dem anderen, und dasselbe gilt für die Krisensituationen, in die ein Projekt rutschen kann: Jede ist anders. In meinen aktuellen Turnaround-Projekten gibt es so viele Ideen, Impulse und Herangehensweisen, die hilfreich sind und ganz individuell und spontan das Umfeld adressieren, aus dem sie hervorgehen. Diese wertvollen Impulse möchte ich beschreiben, reflektieren und mit vielen anderen Menschen teilen.

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Grundsätzlich

Grundsaetzlich

Diverse Grundlagen sind entscheidend. Sozusagen das Fundament für jeden Projektmanager in Krisensituationen. Das Handwerkszeug. Der Methodenbaukasten. Die Toolbox. Aber das ist nicht alles. Hier geht es weit darüber hinaus.

Warum ein Projektmanager immer auch Coach,Trainer und Mentor ist

Wenn ein Turnaround-Projektmanager ein neues Projekt übernimmt, dann trifft er dort nicht nur auf ein Projekt in der Krise, sondern auf Menschen. Und diese Menschen muss er bestärken und befähigen – fachlich, inhaltlich, emotional.

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Die wichtigste Aufgabe eines Turnaround-Projektmanagers

Ein Turnaround-Projektmanager hat viel zu tun – seitenlange To-do-Listen lassen sich mit dem füllen, was er jeden Tag in Angriff zu nehmen hat. Seine wichtigste Aufgabe jedoch fehlt auf den meisten To-do-Listen – ein großer Fehler. Denn ohne sie geht gar nichts.

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Ein Turnaround-Projektmanager muss zeichnen können

Stellen Sie sich vor: Sie moderieren ein Meeting und schreiben gerade ein paar Stichworte auf ein Flipchart. Als Sie sich wieder zur Gruppe umdrehen, sitzen alle da und gähnen. Klarer Fall: Hier wird es Zeit für ein bisschen Lebendigkeit! Malen Sie den Schnarchnasen doch was vor!

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Warum ein Turnaround-Projektmanager ohne sein Notizbuch verloren ist

Auf einen Turnaround-Projektmanager prasseln nicht nur zu Beginn eines Projekts, sondern auch in dessen Verlauf jede Menge Informationen ein: in persönlichen Gesprächen, in Team-Sitzungen, in Kunden-Meetings. Um sich all diese Informationen zu merken, hilft nur eines: aufschreiben.


Bunt und emotional: Flipchart ist ein starkes Tool

Ein Flipchart gehört zu den Moderationsmaterialien, die längst überholt und nur noch dazu geeignet sind, alle zum Gähnen zu bringen? Heutzutage macht man das per Pad und Beamer? Von wegen. Ein Flipchart ist ein wichtiges und spannendes Tool – vorausgesetzt, der Nutzer ist ein bisschen extrovertiert und in der Lage, seine Inhalte schnell in Bilder umzusetzen.


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Auch wenn es erstaunlich scheinen mag – ein Urlaub und ein Turnaround-Projekte stellen an ihre Hauptdarsteller dieselben Anforderungen: Sie müssen alles hinter sich lassen.


Erkennen

Erkennen

In der ersten Phase eines Turn-Arounds geht es darum, die Turn-Around- oder Krisensituation überhaupt als solche zu erkennen. Das ist nicht ganz leicht, denn die tägliche Projektarbeit deutet meist auf alles andere als eine Schieflage hin. Dennoch gibt es Frühwarnindikatoren, die anzeigen, dass die Projektwelt doch nicht so heil ist, wie alle sich immer gegenseitig bestätigen.

Nicht ohne die Linienorganisation!

Tritt ein Turnaround-Projektmanager ein neues Projekt an, bekommt er nicht nur große Verantwortung übertragen, sondern auch entsprechende Befugnisse und Kompetenzen. Da kann es schnell passieren, dass er Entscheidungen trifft oder Herangehensweisen initiiert, die denen der Linien- bzw. Aufbauorganisation widersprechen.

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Welche Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse braucht ein Turnaround-Projektmanager?

Steigt ein Turnaround-Projektmanager in ein Projekt ein, das in eine Krisensituation geraten ist, dann stattet sein Auftraggeber ihn mit den passenden Kompetenzen und Entscheidungsbefugnissen aus. Dafür gibt es meist zwei Varianten – eine ist ideal, die andere zieht Gesprächsbedarf nach sich.

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Speed Dating

Speed Dating? Das hat doch in einem Turnaround-Projekt nicht verloren? Von wegen! Speed Dating ist ein wunderbares Format, wenn es darum geht, große Gruppen oder Teams in Projekten und Linienorganisationen innerhalb von einer oder zwei Stunden dazu zu bringen, sich kennenzulernen und miteinander auszutauschen.


Die eingeforderte Verantwortung

Ein Turnaround-Projekt tritt ab einem gewissen Punkt – dem Tipping Point – in eine Phase der Stabilisierung ein. Dass diese Phase kommt, kann ein Turnaround-Projektmanager nicht zuletzt daran feststellen, dass die einzelnen Rollen mehr oder weniger vehement Verantwortung einfordern.


Wie aus dem Project Square ein Delivery Square wird

Überblick über ein Projekt ist wichtig – und den gewinnt man mit dem Project Square, den ich zusammen mit Michael Merkwitza, Roger Dannenhauer und den Impulsgebern unseres Buchprojekts www.turnaroundpm.com entwickelt habe. Aus diesem Project Square lässt sich ganz leicht ein Delivery Square entwickeln – um die Regelbetriebsaktivitäten ebenfalls aus einer gewissen Flughöhe zu betrachten.


Analyse

Analyse

In dieser zweiten Phase des Turn-Arounds läuft das Projekt zwar wie gehabt weiter – aber es gibt etliche Faktoren, an denen sich ablesen lässt, dass aus einem ganz normalen Projekt ein TurnAround-Projekt geworden ist. Diese Phase steht ganz im Zeichen von Sofortmaßnahmen, um Symptome zu behandeln, sowie ausgiebigen Analysen, um den Ursachen auf den Grund zu gehen und diese zu korrigieren.

Keiner geht von Bord!

Sicher – Meetings gehören in einen Meetingraum. Aber in ganz bestimmten Situationen ist es besser, sich auf einem Boot zu treffen. Warum das so ist, lesen Sie hier.

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Was Jongleure und Projektmanager gemeinsam haben

Gleich zu Beginn eines Turnaround-Projektes wartet Schwerstarbeit auf den Turnaround-Projektmanager: Er muss viele verschiedenen Themen adressieren und noch mehr Maßnahmen anstoßen. Wie ein Jongleur wirft er quasi viele Bälle in die Luft und versucht, sie alle gleichzeitig oben zu halten. Doch was passiert, wenn einer oder zwei Bälle abstürzen? Ganz einfach: Er tut das, was ein Jongleur auch tun würde – er lässt sie fallen.

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Grenzen testen: Erfolgsfaktor für TurnAround-Projektmanager

Tritt ein Turnaround-Projektmanager ein neues Projekt an, geschieht dies meist nicht im Rahmen einer operativen Rolle. Er hat also keine operative Verantwortung, geschweige denn Budget- oder Personalverantwortung. Er ist lediglich dafür zuständig, Kundensituationen zu stabilisieren. Sicherlich ist er mit gewissen Verantwortungen und Kompetenzen ausgestattet – doch welche das sind und wie weit sie reichen, gilt es zu überprüfen und zu validieren.

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Am Anfang lebt das Chaos

Steigt ein Turnaround-Projektmanager in ein Projekt ein, zeigt sich oft dasselbe Muster: Wo Chaos herrscht, verursacht er zunächst noch mehr Chaos. Gefühlt zumindest. Umso wichtiger ist es, dass er sich immer wieder Überblick über die Lage verschafft.


Nachhaltige Nachhaltigkeit nachhalten

Zugegeben: Ein bisschen schwindelig kann einem bei dieser Überschrift schon werden. Dennoch drückt sie genau das aus, um was es mir hier geht: Ein Turnaround-Projektmanager muss unter allen Umständen dafür sorgen, dass geplante Aktivitäten auch tatsächlich umgesetzt werden. Und diese Nachhaltigkeit dann auch noch nachhalten. Wie das geht, lesen Sie hier.


Guten Appetit!

Ein Turnaround-Projektmanager ist permanent mit neuen Kunden- und Dienstleistersituationen konfrontiert, ständig trifft er auf neue Menschen, die er nicht kennt und mit denen er aber eng zusammenarbeiten muss. Wichtig in solchen Situationen: Erstmal essen gehen!


Rebellen und Unterstützer

Krisen und Turnaround-Situationen bringen Veränderungen mit sich – für das Mitarbeiter, Teams, deren Vorgesetzte und die Linienverantwortlichen. Meistens stellt sich sehr schnell heraus, dass sich diese Personen in zwei Lager teilen: in Rebellen und Unterstützer.


Was Drecks-Slides und Top-Shots gemeinsam haben

Stellen Sie sich vor: In einer Präsentation gibt es ein Slide, auf dem eine Service-Level-Grafik abgebildet ist, die Ihren Bereich alles andere als gut aussehen lässt. Wie nennen Sie dieses Slide? „Slide, auf dem unser Bereich nicht so gut aussieht“? Ich hätte da einen Vorschlag für Sie.


Wenn ein Turnaround-Projektmanager zu gut ist

Ein Turnaround-Projektmanager tritt ein neues Projekt an, nimmt seine Arbeit auf, gibt Vollgas, und die ersten Erfolge lassen auch nicht lange auf sich warten: Das Projekt stabilisiert sich innerhalb weniger Wochen. Alles gut, also? Von wegen. Denn an anderer Stelle braut sich schon wieder Unheil zusammen.


You can’t manage what you don’t measure

Es ist fast schon eine Binsenweisheit – dass man nur das managen kann, was man auch misst. Das Komische daran: Obwohl dies bekannt und hinlänglich nachgewiesen ist, halten sich viele Unternehmen und Projekte nicht daran. Mit fatalen Konsequenzen.


Stabilisierung

Stabilisierung

Das TurnAround-Projekt unterliegt starken Veränderungen und wird dadurch stabilisiert. Wesentliche Rahmenbedingungen werden adjustiert oder neu geschaffen. Trotz bestehend hoher Anspannung arbeiten die Mitarbeiter und das Umfeld motiviert und zielorientiert am und im Projekt.

So gewinnen Sie das Vertrauen der Stakeholder zurück

In vielen Schieflagen und Krisensituationen zeigt sich, dass etliche Stakeholder-Gruppen ihr Vertrauen in das jeweilige Projekt schon lange verloren haben. Dieses Vertrauen gilt es zurückzugewinnen – und zwar mit einem klaren Erwartungsmanagement.

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Work-Work-Balance

Befindet sich ein Projekt in einer Krisensituation, dann ist natürlich alle Aufmerksamkeit des Teams darauf fokussiert, dieses Projekt wieder zurück in einen grünen Bereich zu bringen. Darunter leiden jedoch andere Projekte und Kunden. Hier Ausgewogenheit zu schaffen, ist essentiell.

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Ausgleich, Ausgleich, Ausgleich

Keine Frage: Turnaround-Situationen ziehen einen immensen Aufwand für das Team, aber auch den Turnaround-Projektmanager nach sich. 60, 70 oder 80 Wochenstunden sind keine Seltenheit. Wer hier nicht für mentalen und körperlichen Ausgleich sorgt, hat schlechte Karten.

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Erzählen Sie die Geschichte Ihres Projekts!

Kennen Sie Erklärvideos? Genau, diese netten kleinen Filmchen, in denen in gut verständlicher Sprache und mit einfachen Mitteln etwas anschaulich und schnell erfassbar dargestellt wird. Erklärvideos erklären aber nicht nur etwas, sondern sie sind auch eine höchst wirksame Team-Building-Maßnahme.


Entscheidende Entscheidungen

Projekte geraten oft in Schieflage, weil etwas Entscheidendes fehlt – und das im wahrsten Sinn des Wortes: Die verantwortlichen Führungskräfte treffen wenig oder gar keine Entscheidungen mehr.


Warum ein Chamäleon kein gutes Vorbild für Turnaround-Projektmanager ist

Ein Chamäleon hat eine faszinierende und nützliche Eigenschaft: Es kann sich seiner Umgebung farblich so anpassen, dass man es kaum noch sieht. So ist es gut geschützt vor Fressfeinden. Wie gesagt: eine faszinierende und nützliche Eigenschaft. Aber kommen Sie bloß nicht auf die Idee, ihm das nachzumachen und so mit ihrer Projektumgebung zu verschmelzen, dass Sie quasi nicht mehr zu sehen sind.


Potential Future Fuck-ups

Machen wir uns nichts vor: Wer in Projekten oder Delivery-Situationen das Wort „Risiko“ oder gar „Risikomanagement“ in den Mund nimmt, erntet bei seinem Gegenüber meistens keine erhöhte Aufmerksamkeit, sondern eine eher gelangweilte Miene, begleitet von einem Schulterzucken. Die Lösung: Sprechen Sie einfach nicht mehr von „Risiken“.


So ziehen Sie sich an den eigenen Haaren aus dem Sumpf

Wenn einer bis zum Hals im Sumpf steckt, dann ist es zunächst einmal nicht entscheidend, dass er da so schnell wie möglich wieder rauskommt. Oder zumindest nicht in erster Linie. Bevor er daran gehen kann, sich aus dieser misslichen Lage zu befreien, muss er nämlich eine sehr wichtige Erkenntnis haben.


Tipping Point – wenn Quantität in Qualität umschlägt

Kennen Sie den Film „Der Flug des Phönix“? In der Handlung gibt es einen Punkt, von dem an klar ist: Jetzt ist das Schlimmste überwunden, es geht bergauf – und zwar, als die Crew es schafft, ein tonnenschweres Wrackteil von der einen Seite des abgestürzten Flugzeugs auf die andere zu heben. Danach rückt das Ziel der Aktion in greifbarere Nähe als je zuvor; aus den verbliebenen Wrackteilen ein neues Flugzeug zu bauen, ist keine Utopie mehr, sondern tatsächlich umsetzbar.


Von null auf Augenhöhe

Wenn Sie als Turnaround-Projektmanager in eine neue Projektsituation kommen und dort das erste Mal auf Kunden und Partner treffen, dann gilt es, Augenmaß und Empathie zu zeigen. Wer in dieser Situation zu laut auftritt, schadet sich und dem Projekt. Das ändert sich jedoch.


Wahrnehmen, Reflektieren, Handeln

Nicht nur in Turnaround-Projekten, sondern auch in allen anderen Projekten gibt es sie: kleine Anzeichen dafür, dass die Projektwelt doch nicht so heil ist, wie alle tun. Diese Anzeichen gilt es wahrzunehmen und entsprechend darauf zu reagieren – in einem immerwährenden Zyklus.


Transformation

Transformation

Die angespannte Situation hat sich im Wesentlichen beruhigt, die Maßnahmen haben gegriffen und das Projekt nimmt wieder an Fahrt auf. Ruhe und Routine kehren ein, es herrscht eine gewisse Ziel- und Ergebnisorientierung, erste Erfolge lassen sich verzeichnen.

Das beste Team gewinnt

Mit der Erkenntnis, dass man das beste Team braucht, um gut arbeiten zu können, versetzt man sein Publikum sicherlich sofort in Tiefschlaf. Wahrscheinlich liegt es aber genau daran, dass sich keiner an diese Erkenntnis hält. Deshalb reite ich jetzt auch noch einmal darauf herum.

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Wer lacht, ist souverän

Keine Frage: Menschen, die uns freundlich und mit einem Lächeln begegnen, empfinden wir als deutlich angenehmer und sympathischer als diejenigen, die griesgrämig durch die Gegend schleichen. Das ist auf der Straße nicht anders als in einem Turnaround-Projekt.


Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit_Fotor

Das Projekt läuft planmäßig, der TurnAround kann abgeschlossen werden. Im Vordergrund steht die Ergebnis- und Erfahrungs-sicherung, um andere Projekte vor diesen Szenarien zu bewahren und sicherzustellen, dass das laufende Projekt nicht wieder in Schieflage kommt und sich alte Verhaltensmuster wieder einschleifen.

Von Freunden und Feinden eines Turnaround-Projektmanagers

Als Turnaround-Projektmanager macht man sich Freunde – viele sind froh, dass endlich etwas mit dem Krisen-Projekt passiert! –, aber definitiv auch Feinde. Die gilt es besonders gut zu behandeln.


Zum richtigen Zeitpunkt zurückziehen

Was haben Bühnenstars, Fußballprofis und Turnaround-Projektmanager gemeinsam? Sie alle müssen genau wissen, wann es Zeit ist aufzuhören – und ihren Ausstieg gut vorbereiten.