4 Email-Hacks für stressfreies Projektmanagement

4 Email-Hacks für stressfreies Projektmanagement

Manager von großen Projekten erhalten jeden Tag unzählige Mails. Manchmal im dreistelligen Bereich. Damit Sie in dieser Flut von Nachrichten trotzdem die Übersicht behalten, habe ich hier 5 nützliche Tricks aufgelistet, die Ihnen die Inbox-Pflege erleichtern.

1. Nutzen Sie das cc

Ja, dieser Tipp scheint auf den ersten Blick eher in diese Liste mit Email-Unarten zu gehören. Mehr cc führt schließlich zu noch mehr Emails. Der Trick dabei ist: Diese Emails sind nicht zum sofort Lesen gedacht, sondern nur zur Kenntnisname und für das Archiv. Speichern Sie diese Emails geschickt ab und greifen Sie bei Bedarf darauf zu. Sie sparen dadurch viel Zeit, die ansonsten für Nachfragen oder Meetings verloren geht.

2. Man muss nicht alles lesen

Ich habe es gerade unter 1. schon angesprochen, aber was für das cc gilt, trifft auch für alle anderen Nachrichten zu: Gewöhnen Sie sich ab, alle Emails zu lesen. Legen Sie stattdessen lieber ein gutes Archiv an und speichern Sie dort Ihre Nachrichten mit passenden Labels ab, so dass Sie sie später einfach finden können.

3. Abwesenheitsnachrichten richtig verfassen

Dieser hervorragende Tipp kommt von Laura Montini. Es gibt doch nichts Ärgerlicheres, als von einem erholsamen Urlaubswochenende zurückzukehren und zunächst zwei Tage mit dem Beantworten von Nachrichten verbringen zu müssen. Verhindern Sie dieses Problem, indem Sie in Ihrer Abwesenheitsnachricht ganz ehrlich darauf hinweisen, dass Sie die angehäuften Emails nicht bearbeiten werden und dass man in dringenden Fällen doch einfach nach Ihrer Rückkehr erneut schreiben soll.

4. Fassen Sie sich kurz

Mit diesem abschließenden Tipp tun Sie nicht nur sich, sondern auch allen anderen einen gefallen. Verfassen Sie kurze und klare Emails. Zählen Sie wichtige Punkte in Listen auf, halten Sie die Absätze kurz und schreiben Sie einfache Sätze. Außerdem hilft eine hierarchische Abarbeitung, Wichtiges steht am Beginn der Mail, Unwichtiges am Ende.

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Torsten J. Koerting

Torsten J. Koerting is a project management-, paragliding- and Outdoor Enthusiast, Consultant, Author of several books and engaged as a speaker at many conferences. As Managing Partner at projectyzer he is specialised in supporting companies and organisations in reinventing their strategy as well as turning projects around that are in trouble. He worked in Europe, US and Australia for more than 20 years for global Blue Chips. He does hold the German and Australian Citizenship and lives with his wife and two kids between Europe and Australia. He is also a certified Bank Clerk, Executive Bachelor and Project Management Professional (PMI) and used to be Board Member of the PMI Queensland Chapter (Australia).

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